Baublog

Gremien & Versammlungen – Vorstand und JHV digital

Gerade entstehen zwei neue Bereiche für die Gremienarbeit: die Vorstandsseiten und eine eigene Seite für die Jahreshauptversammlung. Damit wandern Satzung, Ämter und Protokolle aus dem Aktenordner ins Portal.

Auf den Vorstandsseiten laufen Vereins- und Satzungsstammdaten, die Vorstandsämter mit Amtszeiten und kurze Sitzungsprotokolle zusammen – wer war da, was wurde besprochen, welche Beschlüsse gefasst. Die JHV-Seite bildet die ganze Versammlung ab: Einladung mit Fristwahrung, Beschlussfähigkeit und Quorum, Beschlüsse und Vorstandswahlen. Beide lesen die Vorgaben direkt aus eurer Satzung und geben am Ende ein sauberes, druckbares Protokoll aus.

Auftragsvergabe-Management für Forstunternehmen

Der größte Baustein dieser Monate: ein Auftragsvergabemanagementsystem. Damit lassen sich Anfragen und Aufträge an Forstunternehmen komplett aus dem Portal heraus abwickeln – kein Zusammensuchen von Flurstückskarten, kein Abtippen von E-Mails mehr.

Ihr wählt die betroffenen Flurstücke und Polterorte, das System zeichnet sie in einer Kartenansicht mit Lageplan und Maßstab. Daraus entsteht ein rechtssicheres Dokument, das sich direkt per E-Mail an den Unternehmer verschicken lässt. Ob verbindliche Beauftragung oder erst einmal eine Angebotsanfrage – der Wortlaut passt sich an, und jeder Vorgang erhält seine eigene Auftragsnummer.

Der Baukasten wird fertig – und fair kalkuliert

Jetzt kam das zusammen, was ForstDesk ausmacht: das Baukasten-Prinzip. Jede FBG stellt sich aus Grundpaket und frei wählbaren Modulen genau das zusammen, was sie einsetzt – und zahlt auch nur dafür.

Beim Preis war uns Fairness wichtig: Bis 50 Mitglieder gilt ein fester Pauschalpreis, egal ob 20 oder 50 Köpfe. Ab dem 51. Mitglied rechnen wir denselben Baukasten fair je Mitglied weiter – der Satz leitet sich direkt aus der Pauschale ab. Der Rechner auf der Preisseite zeigt beides in Echtzeit.

Finanzbuchhaltung & EÜR – Kassensturz ohne Kopfzerbrechen

Der wohl größte Brocken des Winters: eine vollständige Finanzbuchhaltung für die FBG – aufgebaut als Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und an den GoBD-Grundsätzen orientiert. Vom einzelnen Beleg bis zur fertigen Jahresrechnung für die Versammlung läuft jetzt alles an einem Ort zusammen.

Jede Buchung bekommt eine lückenlose Belegnummer, lässt sich mit einem Beleg-Foto hinterlegen und ist – einmal festgeschrieben – nicht mehr heimlich änderbar. Korrekturen laufen sauber über Storno-Gegenbuchungen, so wie es das Finanzamt erwartet. Die Umsatzsteuer ist umschaltbar: von der Forst-Pauschalierung nach §24 über die Kleinunternehmer-Regelung bis zum Regelsatz.

Dazu kommen Mitgliedsbeiträge mit automatischem Beitragslauf, eine Finanzübersicht mit Kennzahlen und offenen Posten sowie ein Jahresabschluss mit EÜR-Schema, Vermögensübersicht und Export – bis hin zum DATEV-Buchungsstapel für den Steuerberater. Ehrlich gesagt: Das ersetzt keinen Steuerberater. Aber es macht seine Arbeit – und eure – deutlich leichter.

Administration – Rollen & Rechte im Griff

Wenn viele Menschen an einem Portal arbeiten, braucht es klare Zuständigkeiten. Über die Admin-Konsole steuert der Vorstand jetzt genau, wer welche Seiten sieht und was er darf.

Es gibt vier Rollen – Mitglied, Technik, Vorstand und Admin – und der Seitenzugang lässt sich je Rolle konfigurieren. Einzelnen Nutzern könnt ihr zusätzliche Bereiche freischalten, ohne gleich die ganze Rolle zu ändern. So bekommt jede und jeder genau die Werkzeuge, die zur Aufgabe passen.

Postfach & Nachrichten – Schluss mit dem Zettel-Chaos

Wichtige Infos gehen zu leicht im privaten E-Mail-Postfach unter. Deshalb haben wir die interne Kommunikation direkt ins Portal geholt.

Mitglieder und Vorstand tauschen sich zentral aus: Anfragen, Hinweise und Rückmeldungen landen dort, wo auch die restliche FBG-Arbeit passiert – nachvollziehbar und für alle am selben Ort.

Maßnahmen & Aufträge – vom Plan zur Umsetzung

Kulturpflege, Durchforstung, Wegebau: In einer FBG stehen ständig Maßnahmen an. Mit diesem Modul lassen sie sich planen, verorten und bis zur Erledigung nachverfolgen.

Aus einer Maßnahme heraus lässt sich direkt ein Auftrag an ein Forstunternehmen auslösen – mit Bezug zum Flurstück und Standort auf der Karte. Damit war der Grundstein für das spätere Auftragsvergabe-Management gelegt.

Abrechnung & Rechnungen – ordentlich und lückenlos

Rechnungen sind Vertrauenssache und müssen sauber durchnummeriert sein. ForstDesk vergibt Rechnungsnummern jetzt lückensicher pro Jahr – ganz ohne Excel-Basteleien.

Dazu kommt ein aufgeräumtes Drucklayout mit Vereinslogo und die direkte Übernahme aus einem Reparaturauftrag: Ein Klick, und aus dem erledigten Auftrag wird ein Rechnungsentwurf mit Arbeitszeit, Teilen und Auftragsnummer.

Die Forst-Börse – der Marktplatz der Gemeinschaft

In einer FBG steckt viel Wissen und Material – manchmal weiß nur niemand, wer gerade was übrig hat. Die Forst-Börse macht das sichtbar.

Ob Brennholz, ein freies Gerät oder eine Dienstleistung: Mitglieder geben Inserate auf und finden Angebote innerhalb der Gemeinschaft. Kurze Wege statt langem Suchen.

Förderungen & Formulare – ohne Papierstau

Fördermittel sind bares Geld für den Wald – aber die Formulare kosten Nerven. Deshalb dokumentiert ForstDesk Fördervorgänge und füllt die amtlichen Formulare gleich mit den eigenen Stammdaten vor.

Feste Förderkategorien, ein integriertes Baumkontroll-Protokoll und vorbefüllte ThüringenForst-Formulare nehmen einen großen Teil der Schreibarbeit ab. Nur noch prüfen, unterschreiben, einreichen.

Mietanfragen – prüfen und freigeben in Sekunden

Wer bekommt wann welches Gerät? Damit das nicht per Zuruf geregelt wird, stellen Mitglieder ihre Mietanfragen jetzt direkt im Portal.

Der Vorstand sieht auf einen Blick, was ausstehend, genehmigt, aktiv oder zurückgegeben ist, und gibt Anfragen mit einem Klick frei. Suchen nach Name, Gerät oder E-Mail inklusive.

Holzernte & Verkauf – vom Einschlag bis zum Erlös

Das Herzstück der Waldwirtschaft: Einschlag und Verkauf. ForstDesk erfasst beides sauber – vom Einschlagprotokoll über die Poltererfassung bis zum Verkauf mit festen Sortimenten.

Volumen in Festmetern, Erlöse und Unternehmerpreise laufen zusammen, dazu Auswertungen je Baumart und Revier. So sieht der Vorstand schwarz auf weiß, was der Wald erwirtschaftet.

Reparatur & Wartung – nie wieder einen Termin vergessen

Maschinen wollen gepflegt werden, sonst stehen sie im entscheidenden Moment still. Dieses Modul behält die Wartung im Blick, damit das nicht passiert.

Je Gerät lassen sich Wartungsintervalle hinterlegen, farbige Badges zeigen „OK", „fällig" oder „überfällig". Reparaturaufträge bekommen eine eigene Nummer und führen mit einem Klick weiter zur Rechnung.

Technik & Verleih – der Fuhrpark immer im Blick

Eine der ersten großen Erleichterungen im Alltag: der digitale Gerätebestand. Jede Maschine mit Status, Inventarnummer und Verfügbarkeit – Schluss mit der Frage, wo der Häcksler gerade steht.

Mitglieder sehen, was frei ist, der Vorstand steuert Verleih und Rückgaben. Damit war der Grundstein gelegt, auf dem später Mietanfragen und Wartung aufbauen konnten.

Die QGIS-Karte – alles digital auf einer Karte

Das war der Moment, in dem ForstDesk anfing, sich groß anzufühlen: eine interaktive QGIS-Karte, auf der der ganze Wald zusammenkommt. Flurstücke, Polterplätze, Maßnahmen und Aufträge – alles digital an einem Ort, statt auf Papierkarten und in Köpfen verteilt.

Auf einer schnellen Vektorkarte lassen sich Flurstücke mit Detailinfos anzeigen, Polter und Notizen setzen und Planungsmarker platzieren. Eine Ebenen- und Ordnerverwaltung im QGIS-Stil sowie ein GeoJSON-Upload machen sie zur echten Arbeitskarte für die FBG.

• Flurstücke mit Detailinfos, Eigentümer und Flächen
• Polter, Notizen und Planungsmarker direkt auf der Karte
• Ebenen, Ordner und eigener GeoJSON-Import

Design & Oberfläche – damit es auch Freude macht

Im März 2025 haben wir dem Ganzen ein Gesicht gegeben. Denn eine Verwaltung nutzt man nur, wenn sie sich gut anfühlt – gerade, wenn viele davon keine Technik-Profis sind.

Wir haben ein einheitliches Design-System mit klaren Farben und einem echten Dark Mode angelegt, dazu eine identische Sidebar über alle Seiten und eine durchgängig mobile Bedienung. Aufgeräumt, ruhig und für den Einsatz mit dem Handy im Wald gemacht.